Эксперимент с кадровым документооборотом

На крупных российских компаниях опробуют новый формат кадрового документооборота

В России начался эксперимент по переводу кадрового документопотока в электронный формат. В список работодателей, которые примут участие в эксперименте и будут вести кадровый документооборот в электронном виде вошли: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс». За компаниями сохраняется право определять, какие именно документы будут на бумажных носителях, а какие они будут держать исключительно в электронном виде.

По запросу работников необходимые документы (копия трудовой книжки, справки о месте работы и размере зарплаты, различные приказы и так далее) будут выдаваться им либо в электронном виде, заверенные, соответственно, виртуальной подписью, либо на бумаге.

Принятие нормативных актов, которые должны обеспечить должное регулирование в данной сфере, запланировано на конец 2019 — начало 2020 года. Сам законопроект об электронном кадровом документообороте Минтруд России запланировал принять в 2021 году.

Эксперимент продлится 3 года: с 2020-го по 2022-й. За это время должны решить все технические вопросы, выявить все плюсы и минусы такого новшества.

Напомним, что в июне 2013 года Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 года № 953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров). В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года.

В 2016 году велись активные дискуссии «можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?». В ходе этих обсуждений пришли к следующим выводам.

Во-первых, вести трудовые отношения с дистанционным работником, используя электронные документы, возможно, но при соблюдении условий, установленных законодательством РФ.

Во-вторых, вести в электронной форме учетные кадровые документы рискованно в силу специфики их заполнения и хранения. Лучшим вариантом для обеих сторон трудовых отношений в этом случае будет являться бумажный носитель.

И, в-третьих, документы, не предполагающие наличия собственноручных подписей сотрудников, можно вести в электронном виде с периодической распечаткой и передачей в хранение на бумажных носителях либо организовав безопасное место длительного хранения электронных документов. Все эти выводы будут учтены в ходе эксперимента.